Аренда офиса — поиск, оформление договора аренды, права и обязанности арендатора

Офисная недвижимость - самый обширный по количеству предложений сегмент коммерческой недвижимости. Уж чего-чего, а офисов на недвижимом рынке хоть отбавляй. В том и парадокс: объектов масса, но выбрать из них для аренды желаемый очень непросто.

Выбор офиса

Поиск помещения

Искать офис можно сразу в нескольких направлениях и источниках:

• в специализированных периодических изданиях;
• государственных и муниципальных органах;
• ТСЖ, жилищных и гаражных кооперативах;
• закрывающихся организациях, освобождающих свои помещения;
• агентствах недвижимости.

Различные компании занимаются различными видами деятельности, поэтому и офисы им нужны разные. Размер, форма, географическое положение, стоимость офиса будут напрямую зависеть от рода деятельности фирмы. Поэтому, в первую очередь, необходимо определиться с типом будущего офиса.

Для начинающих бизнесменов аренда офиса предпочтительнее покупки, так как аренда офиса не требует значительных затрат на старте. Чаще всего в самом начале поисков офиса руководители недавно созданных компаний думают о его размерах, чтобы в нем было просторно и комфортно работать. По местоположению, безусловно, всем бы хотелось найти офис в центре города или рядом с домом. И еще одна составляющая новенького офиса молодой компании - его безопасность. То есть по всем параметрам большинство подбирает себе офис класса "А". Однако такой офис очень скоро перестает радовать, так как финансовые средства рекой текут на оплату аренды и оплату бытовых нужд в бизнесцентре. Молодые компании прогорают, не успевая оплачивать счета.

Для работы с людьми, конечно, лучше подобрать офис в центре, а для каких-то внутренних работ подойдет и офис на окраине города. Если арендатору важны представительские функции, размещение клиентского или back-офиса, то, конечно, предпочтителен офис класса А или B+ в центральном деловом районе. Если же нужен офис для организации нового направления бизнеса, то необходимо выбирать офис там, где поток потенциальных клиентов высок. И это необязательно центр города.

Нередко помещения под офис сдаются в зданиях, располагающихся на территории бывших фабрик. Это так называемые лофты. Они обычно располагаются в центре города или вблизи такового, но их стоимость гораздо ниже стоимости офиса с евроремонтом в новом здании.

Офис на окраине города представляет собой гораздо большее по площади помещение, чем офис в центре, который сдается в аренду за те же деньги.

После определения основных характеристик здания, арендатор должен сформировать свой бюджет на аренду.

Нужно будет просчитать и необходимую площадь будущего офиса, как для размещения сотрудников, так и для дополнительного функционала – кухня, переговорные, конференц-зона, шоу-рум и т.п. Это можно сделать самостоятельно, а можно привлечь брокеров.

Брокеридж

Профессиональная брокерская компания, осуществляющая подбор офисных помещений, поможет арендатору сделать примерный план рассадки сотрудников. И уже будет использовать такой план для поиска наиболее эффективных предложений от управляющих компаний и собственников. Нельзя забывать, что в офисных зданиях класса А и B применяется коридорный коэффициент, то есть к ставке использования полезной (арендованной) площади будет добавляться определенный процент за пользование арендатором общих зон объекта. Поэтому при подборе офиса нужно всегда выяснять полезную площадь предлагаемого помещения и размер коридорного коэффициента.

Коридорный коэффициент

Считается вполне логичным взимать арендную плату с арендатора не только за те квадратные метры, где расположены мебель и компьютеры, но и за то пространство, которое он повседневно использует: санитарные узлы, рецепшн и лобби на первом этаже, лифтовой холл, коридоры, курительные комнаты, помещения кофе-пойнт и другие. Причем, плата за эти помещения распределяется пропорционально между всеми арендаторами здания.

Так повелось, что в разных российских городах и в разных зданиях цифры допустимых коридорных коэффициентов ох как отличаются. Считается, что для класса А коридорный коэффициент приемлем в пределах 12–18%, для класса В - в пределах 20%. Если арендатор нашел помещение, где коридорный коэффициент не превышает 10%, можно считать, что ему повезло.

Для зданий советской постройки, особняков и НИИ коэффициент потерь, по мнению специалистов, составляет 35–40%. Для класса С этот показатель обычно не рассчитывается отдельно, а включается в общую стоимость аренды с примерными расчетами.

Минимизировать коридорный коэффициент можно только на стадии разработки проекта, когда архитекторы могут внести в него поправки. В готовом бизнес-центре коридор нельзя сдавать, к примеру, как часть офиса, так как по планам БТИ (и правилам пожарной безопасности) коридор является коридором и использовать его не по назначению противозаконно.

Коридорный коэффициент зависит и от архитектурных особенностей здания. Например, чем больше входная группа, тем шире лестницы и лестничные площадки. Порой величина коридорного коэффициента становится определяющей при выборе проекта.

Оптимальный вариант для владельца - сдавать здание целыми этажами, поскольку всякая «нарезка» площадей, особенно если каждый арендатор хочет иметь отдельный вход, отдельный холл и т.д.- это дополнительная потеря площадей.

Кстати, площадь несущих стен и колонн также включается в арендную площадь, а если стена разделяет двух разных арендаторов, то каждому приходится платить за половину ее толщины.

Существует два варианта оплаты. Либо стоимость коридорных коэффициентов включается в эксплуатационные расходы, либо закладывается в арендную ставку.

В договоре аренды коэффициент общих площадей может быть учтен и путем увеличения арендуемой площади – это так называемая общая площадь, включающая в себя зоны общего пользования). Так, при коэффициенте 1,2 арендатор платит за условную площадь, превышающую общую площадь офиса на 20% больше.

Общие зоны можно разделить по функциональному назначению на две категории. Одна из них, к которой относятся рестораны, комнаты отдыха, фитнес-залы, бассейны,- это дань современным требованиям. Другая категория - техзоны, лифтовые холлы, лестницы - рабочая и нормативная необходимость.

Как бы то ни было, понятно, что коридорный коэффициент - часть ценовой политики владельца здания наряду с другими элементами арендной ставки. Этот коэффициент повышает стоимость аренды и работает на собственника.

BOMA или БТИ

Ключевое понятие во взаимоотношениях арендатора и арендодателя — арендуемая площадь (rentable area). Для арендатора это один из основных параметров центра издержек. Для арендодателя — основа доходной части. Поэтому метод расчета арендуемой площади крайне важен – это или американский стандарт BOMA, или отечественный БТИ.

Система оценки БТИ широко применяется при заключении арендных договоров для бизнес-центров класса «В» и «С», а при расчете полезной площади в бизнес-центах класса «А» зачастую используется метод BOMA, так как он считается более точным. BOMA (Building Owners and Managers - Ассоциация владельцев и управляющих зданиями) – это международная общественная организация, регламентирующая отраслевые стандарты рынка коммерческой недвижимости. Впервые эти стандарты были разработаны в 1916 году. Последняя редакция стандарта утверждена в 1996 году. Сегодня на отечественном рынке коммерческой недвижимости много компаний, профессионально занимающихся расчетами здания по стандартам BOMA.

Стандарты BOMA являются более выгодными для собственника, так как позволяют учесть все площади бизнес-центра, кроме лифтовых шахт. Во-первых, они позволяют на законных основаниях, то есть со ссылкой на действующие международные стандарты, требовать от арендаторов оплаты всех используемых ими площадей, начиная от конференц-зала и центрального рецепшена, и заканчивая помещениями охраны и лифтовыми холлами. Во-вторых, точный подсчет помогает определить показатели доходности и окупаемости всего проекта и позволяет подсчитать денежные потоки от зон общего использования, что немаловажно при реализации девелоперского проекта для привлечения внешних инвестиций.

Итоговая площадь помещений, замеренных по стандарту ВОМА, всегда больше, чем площадь помещений, замеренных по стандарту БТИ. И в выигрыше арендодатель, а не арендатор.

Несоответствие расчетов по БТИ и BOMA происходит не потому, что один метод лучше другого, а по причине принципиально разных подходов и методик расчета. Если рассматривать вопрос в юридической плоскости, то принципиально именно значение арендуемой площади, которое фигурирует в договоре аренды, а не метод его расчета. Соответственно, вопрос о том, каково значение арендуемой площади, решается между арендатором и арендодателем за столом переговоров, как, собственно, и значения арендной ставки, срок договора и т.д.

Методика проведения обмеров и расчета площадей БТИ строго регламентирована и законодательно закреплена в СНиП 31-05-2003 и СНиП 2.0801-89. Однако методы измерения и подсчета площади для объектов коммерческой недвижимости с точки зрения сдачи их в аренду законом не ограничены.

Предположим, арендатор подписал договор, по условиям которого для определения границ арендуемых площадей используются данные БТИ, а при расчете суммы арендной платы размер площадей рассчитывается исходя из стандартов BOMA. В этом случае может возникнуть несколько очень весомых юридических вопросов.

Размер площадей, определенный по стандартам BOMA, в некоторых случаях может превосходить размер площади, определенной в соответствие с документами БТИ, на 10-25%. В этом случае Минфин России, опираясь на статьи 614 ГК РФ и 264 НК РФ, указал, что компания вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на арендную плату, рассчитанную исходя из условий договора аренды, в том числе с использованием механизмов расчета платы на основе размера арендуемых площадей, отличных от данных БТИ (письмо Минфина России от 24.09.2004 № 03-03-01-04/4/8).

Сегодня не существует единой системы расчета помещений. В конечном счете все сводится к «итоговой» арендной ставке, которая определяет итоговую стоимость аренды офиса. Поэтому при переговорах нужно запрашивать конечную стоимость аренды офиса в месяц или год, а также площадь офиса в стандартах БТИ – при данном подходе можно понимать реальную стоимость «квадратных метров» и легко рассчитать эффективную арендную ставку.

Аренда через посредника

Аренда офиса через посредника – дорогое удовольствие, проще и выгодней порой заключить договор с арендодателем напрямую. Но иногда в базах данных риэлторских фирм могут храниться и «особые» эксклюзивные варианты офисов, а такие объекты не так-то просто найти. Но договор аренды заключается один и тот же, несмотря на то, заключается ли он напрямую с арендодателем или через фирму-посредника.

Заключение договора

Когда «идеальное» помещение найдено, наступает самый важный момент – составление и подписание договора об аренде. В российском законодательстве вопросы, касающиеся аренды помещений, регулирует глава 34 Гражданского Кодекса РФ. Здесь обязательно должны быть указаны:

• Подробное описание объекта, включающее адрес, место расположения офиса на поэтажном плане, размер занимаемой площади.
• Срок договора об аренде. Если срок не обозначен, то договор будет считаться бессрочным, а значит любая из сторон, руководствуясь статьей 610 Гражданского Кодекса РФ, может его расторгнуть, предварительно (за 3 месяца до даты расторжения) направив уведомление об отказе второй стороне.
• Обязанность по регистрации арендного договора одной из сторон (в случае если договор заключен на срок более года).
• Права на объект аренды третьих лиц.
• Размер арендной платы, коммунальных услуг и прочих расходов.
• Порядок возврата снимаемого помещения арендодателю.
• Ответственность за нарушение условий договора каждой из сторон.

По соглашению обеих сторон, в стандартный договор могут быть внесены дополнительные пункты.

При заключении договора аренды офиса следует обращать внимание на следующие ключевые моменты:

1. Помещение, предоставляемое в аренду, должно быть точно описано. Достаточно приложить план помещения к договору. В таком случае можно будет определить соответствие. Иначе договор об аренде в любой момент может быть признан недействительным.
2. Проверьте полномочия арендодателя. Не является ли он посредником. В противном случае вам понадобится согласие собственника на совершение сделки.
3. Кроме указанной конкретной суммы арендная плата может устанавливаться в процентах от дохода, полученного с помощью арендованного имущества, а также иными способами.
4. В договоре аренды оговаривается количество предоставляемых телефонных точек, их номера, а также количество электрической мощности, потребляемой при использовании помещения.
5. По истечении срока договора аренды арендатор имеет право на преимущественное заключение с ним договора аренды, однако договором такое право может быть исключено. Право на перезаключение договора аренды действует при прочих равных условиях таким образом, что если вы не готовы платить повышенную плату, то договор может быть заключен не с вами, а другим арендатором, который заплатит предложенную более высокую цену.
6. По общему правилу капитальный ремонт помещения производится за счет средств арендодателя, а текущий ремонт — за счет средств арендатора, однако данное правило может быть изменено договором.
7. Настоятельно рекомендуется составление акта приемки. В нем следует указать все недостатки. В дальнейшем это может помочь избежать проблем.
8. Если под офис вы хотите арендовать жилую квартиру, поинтересуйтесь, возможен ли перевод ее в нежилое помещение и какова будет цена такого процесса.
9. Если сфера деятельности арендатора подлежит обязательной сертификации, нужно будет обратиться в орган по сертификации, чтобы узнать, отвечает ли помещение требованиям законодательства о стандартизации.
10. При аренде помещений, находящихся в муниципальной или государственной собственности, проверьте, имеете ли вы право на получение в аренду помещение на льготных условиях.
11. Если договор заключается менее чем на год, то регистрировать его не обязательно. В иных случаях договор вступает в силу лишь после государственной регистрации. Так, чтобы избежать лишних хлопот, некоторые арендодатели умышленно заключают договора на 364 дня или же вовсе на неопределенный срок.

В целом же, аренда офиса, кажущаяся на первый взгляд такой простой, на самом деле требует достаточно серьезного и внимательного подхода. Лишь потратив свои усилия и время, можно избежать риска и арендовать подходящее вашей фирме помещение.