Отправить сотрудника в командировку, правильно ее оформив и не забыв обеспечить необходимым комфортным сервисом, не так-то просто. Более того после возвращения важно точно рассчитать и оплатить возникшие дополнительные расходы. На сегодняшний день существует достойная традиционному подходу альтернатива.
Оформление на предприятии
Перед тем как отправить сотрудника в командировку, предприятие обязано правильно оформить все документы. В противном случае ФНС не признает командировочные расходы, будет начислен дополнительный налог и возникнет риск судебных споров. Оформление предполагает следующие шаги:
- Проверка запретов и ограничений.
- Издание приказа.
- Расчет и выдача аванса.
- Отметить командировку в специальном табеле.
- После возвращения командировочный должен оформить авансовый отчет.
- Утверждение авансового отчета руководителем.
При выявлении не потраченных сумм, сотрудник обязан вернуть их предприятию. Удержать его с заработной платы возможно только после письменного согласия работника.
Оформление через онлайн-сервис
Платформы позволяющие оформлять командировки онлайн работают быстрее и надежнее. С ними практически не возникает риска сделать какую-либо ошибку, а значит и ФНС проблем не будет. Онлайн-сервис по организации командировок http://business-trip.online/ "ППР Командировки" незаменим при отправке сотрудника в срочную служебную поездку, т. к. работает в режиме 24/7. Ощутимые преимущества при оформлении онлайн:
- Бронирование билетов и отелей – платформы подключены ко многим различным поставщикам, все цены сравниваются в режиме реального времени.
- Облегченный процесс оформления командировки – весь процесс займет минимум времени, всего несколько кликов.
- Отмена билетов при необходимости.
- Все ценообразование максимально прозрачно.
При возникновении у сотрудника непредвиденных расходов, он на сервисе нажимает кнопку «отправить на согласование».
По возвращению из служебной поездки, сотрудник заполняет на сервисе авансовый отчет. Он автоматически загружается в программу «1 С» бухгалтера предприятия. Последнему достаточно только проверить данные, подтвердить, что они верны и провести отчет. Все документы доступны и сохранены в личном кабинете. Есть возможность настроить их автоотпаравку непосредственно бухгалтеру.
Вся аналитика настраивается под конкретную организацию, затраты учитываются автоматически, а действия сотрудников и документация сохраняются в системе на необходимый срок.
